Soms gaat zo’n uitnodiging gepaard met de mededeling dat het verzoek onduidelijk is. Als het goed is heb je echter grondig nagedacht over de formulering van je verzoek en wekt die kwalificatie van je verzoek dus verbazing.
Toch is het verstandig om op de uitnodiging in te gaan. Dan toon je bereidheid om je te verplaatsen in de situatie van het bestuursorgaan. Maar je moet het bestuursorgaan vooraf wel de punten laten sturen waarop het verduidelijking behoeft. Het bestuursorgaan vraagt om een toelichting, dus moet het ook al weten waarover het een gesprek wenst. Kleine moeite om de vragen even op te sturen, dan kun jij je op het gesprek voorbereiden en beter antwoord geven. Mocht een bestuursorgaan die vragen niet willen sturen, dan kun je je afvragen of een gesprek wel zin heeft.
Je treft vaak twee of drie ambtenaren en soms zelfs meer. Doorgaans een Wob-ambtenaar, een ambtenaar die betrokken is (geweest) bij ‘jouw onderwerp’ en niet zelden tevens een voorlichter. Neem zelf een collega mee en spreek af dat deze vooral aantekeningen maakt. In je eentje drie taken goed uitvoeren –praten, luisteren, notities maken–, zeker tegenover een ambtelijke overmacht, is niet eenvoudig. Van de functionarissen tegenover je is de Wob-ambtenaar het belangrijkste. Deze is door de leiding van het bestuursorgaan gemandateerd om op te treden in Wob-procedures. Juridisch gezien doet alleen wat de Wob-ambtenaar zegt ertoe.
Dring aan op concrete uitspraken. Neem geen genoegen met ‘zo snel mogelijk’, maar vraag om een concrete datum. Omgekeerd zal men ook aandringen op toegevingen van jouw kant. Zeg niet te gauw ja. Zeker als je de gevolgen daarvan niet meteen kunt overzien. Vraag bedenktijd en zeg dat je erop terugkomt. Als je dat per mail doet, heb je het meteen schriftelijk vastgelegd. Los hiervan vraag je om een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken of stuur je er zelf een.
Wees je ervan bewust dat je met het indienen van een Wob-verzoek een juridisch traject ingaat. Je doet een beroep op een wet en het bestuursorgaan moet bij zijn reactie op dat beroep die wet volgen. Wanneer je later voor beroep bij de rechter terechtkomt, kijkt deze uitsluitend daarnaar: hebben partijen gehandeld volgens de wet? Zeker als de communicatie frequenter wordt en daarmee doorgaans ook wat informeler, is het goed het juridische karakter van het proces voor ogen te houden. Hoe losjes gesprekken ook verlopen, uiteindelijk volgt er een formeel besluit, waarmee doorgaans ook informatie wordt geweigerd omdat de wet dat toelaat.
