Tips

Leg mondelinge afspraken schriftelijk vast

schriftelijk vastleggen; afspraken

Na een maandenlang slepend Wob-verzoek weet je niet meer precies wat in het begin is afgesproken. Je wilt echter niet voor verrassingen komen te staan. Zorg dus dat alle afspraken met het bestuursorgaan schriftelijk worden vastgelegd.


Al wobbend heb je geregeld contact met een bestuursorgaan. Veelal op verzoek van het bestuursorgaan, als dat bijvoorbeeld een toelichting wil op het verzoek of de beantwoording ervan met je wil afstemmen. Grote verzoeken wil men nogal eens afhandelen in meerdere deelbesluiten. Dan kun je afspreken hoeveel deelbesluiten het worden en wanneer die worden genomen. Maar hoe zorg je er dan voor dat je het bestuursorgaan hier later aan kunt houden?

Het is sowieso nuttig om aantekeningen te maken van alle contacten met het bestuursorgaan. Wanneer is waarover met wie gecommuniceerd en met welke uitkomst? Die informatie kan zeer van pas komen wanneer de afhandeling niet soepel loopt en je in een bezwaar- of beroepsprocedure tegenover elkaar komt te staan.

Los van je eigen logboek vraag je het bestuursorgaan een schriftelijke bevestiging van wat is besproken en afgesproken, of het nu gaat om een fysieke ontmoeting of telefonisch contact. Wees ook kritisch op zo’n bevestiging. Als het bestuursorgaan iets vergeet of anders beschrijft, reageer je daar schriftelijk op met een aanvulling of correctie. Daarmee voorkom je dat ruis ontstaat over de gemaakte afspraken en heb je bewijs van wat het bestuursorgaan met jou is overeengekomen.

Je kunt ook meteen zelf een schriftelijke bevestiging sturen. Die sluit je dan af met de zin: “Zonder tegenbericht ga ik ervan uit dat u instemt met deze weergave van wat we hebben besproken.”

Gerelateerde artikelen

Driekwart van de Woo-verzoeken (verzoek om openbaarmaking van documenten op grond van de Wet open overheid) die bij de ministeries in behandeling zijn, bevindt zich ver over de wettelijke termijnen. Van de 759 verzoeken die medio juni bij de ministeries lagen, waren er 575 al (veel) langer dan zes weken binnen. Zes weken is de termijn waarbinnen een besluit moet worden genomen over een Woo-verzoek. Tot 1 mei heetten deze aanvragen nog Wob-verzoeken.

De Wob verdwijnt per 1 mei en wordt vervangen door de WOO, de Wet Open Overheid. In het eerste VVOJ Café van dit jaar komt Annemarie Drahmann, universitair hoofddocent bestuursrecht aan de Universiteit Leiden, vertellen wat er verandert met de nieuwe wet.

Eindelijk weer samen! Dat gevoel overheerste op de VVOJ Conferentie 2021 in Brussel, die vlak voor het ingaan van zwaardere lockdown-maatregelen kon doorgaan. Vaste conferentiegangers weten dat het gesprekje in de wandelgang, het vlugge contact via de nieuwe conferentieapp en de kans om samenwerkingsplannen te smeden tijdens het diner minstens zo belangrijk zijn als de keynote-sprekers, de VVOJ-essayist en de meer dan 36 losse workshops en debatten.

Bjørn Oostra, hoofdredacteur De Limburger, is de winnaar het van het Vliegwiel, de prijs van de Vereniging van Onderzoeksjournalisten bedoeld voor de hoofdredacteur of manager die de onderzoeksjournalistiek dit jaar het meest heeft gestimuleerd.

Vorige week heeft de VVOJ het tweede Regiocafé gehouden waarin collega’s uit verschillende delen van het land de verhalen achter hun onderzoeksverhalen vertelden. Een doorslaand succes! Heb je het gemist of wil het herbekijken? Dan kan dat op YouTube.

Vanaf dinsdag 7 september staat de weg naar eeuwige roem voor onderzoeksjournalisten weer open: het is dan mogelijk om jezelf of anderen voor te dragen voor dé prijs voor onderzoeksjournalistiek: De Loep 2021!

Chris de Stoop kreeg afgelopen juni de oeuvreprijs van de VVOJ, maar ‘journalist’ voelt Chris De Stoop zich al jaren niet meer. Dus werkt de Vlaamse boerenzoon niet meer voor het toonaangevende weekblad Knack, maar wijdt hij zich aan het schrijven van boeken die – dat dan weer wel – alom geprezen worden om hun gedegen journalistieke onderzoek.

Op vrijdag 24 juni 2022 zijn op de Avond voor de Onderzoeksjournalistiek in Antwerpen de Oeuvreprijs 2022, de ASN Aanmoedigingsprijs 2021 en de Loep 2021 uitgereikt. Met deze prijzen viert de Vereniging van Onderzoeksjournalisten (VVOJ) jaarlijks de beste onderzoeksjournalistiek in Nederland en Vlaanderen.

Sluit je aan bij de vereniging van onderzoeksjournalisten

En vergroot je kennis én netwerk