Documenten niet verstrekken wegens ‘intern beraad’ tussen de overheidsorganisatie en een andere partij, zelfs als dat een bedrijf is? Dat is geen onmogelijke tegenstelling. Maar een bestuursorgaan mag niet elk overleg ‘intern beraad’ noemen.
Een bestuursorgaan mag weigeren (passages uit) documenten openbaar te maken wanneer (1) deze zijn opgesteld ten behoeve van intern beraad en (2) het om persoonlijke beleidsopvattingen gaat.
Intern beraad hoeft zich niet altijd binnen de organisatie af te spelen. Ook overleg met een externe partij kan het karakter van intern beraad hebben, zelfs als dat een private partij is. Voorwaarde is dat die partij aan dat overleg deelneemt om een belang van het bestuursorgaan te dienen.
Voorbeeld: een accountant adviseert een overheidsorganisatie over de opstelling van de jaarrekening. Het advies komt weliswaar van een externe partij, maar die is ingehuurd in verband met de financiële verantwoording door het bestuursorgaan. Zo’n advies wordt dan geacht te zijn opgesteld voor intern beraad. Persoonlijke beleidsopvattingen daarin kan het bestuursorgaan daarom achterhouden.
Overleg met een derde partij verliest echter de interne status wanneer die partij een eigen belang heeft dat in het overleg aan de orde is.
Voorbeeld: overleg tussen het ministerie van (in 2018) Infrastructuur en Milieu en ProRail over de herpositionering van ProRail in het publieke domein. In dat overleg verdedigde ProRail een eigen belang, oordeelde de rechtbank Midden-Nederland in een beroepszaak. Een voorgenomen besluit van het ministerie had tot zo veel weerstand binnen het bedrijf geleid dat het met een advocaat aan het overleg deelnam. Het ministerie kon niet volhouden dat sprake was van intern beraad.
Bij weigering van informatie wegens persoonlijke beleidsopvattingen in intern beraad met derden doe je er dus goed aan om na te gaan of die derde met een eigen belang aan het beraad deelnam.
Zie ook de uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland over intern beraad en derde partijen.
