Wob-juristen Defensie: hou het simpel!

Wob

Hou je Wob-verzoek eenvoudig, maak het niet nodeloos juridisch en vertel gewoon wat je weten wilt. Tips van Jacomijn Kuiper en Alois Eberharter, de Wob-juristen van het ministerie van Defensie. Hugo van der Parre van de VVOJ-Wob-werkgroep spreekt ze tijdens de lunch in een café aan het Plein in Den Haag, op schootsafstand van hun werkplek.

door HUGO VAN DER PARRE

Jacomijn Kuiper en Alois Eberharter zijn als Wob-juristen niet van de school die alles per se geheim wil houden. Integendeel. En ze zijn – en dat is lang niet overal zo – heel benaderbaar voor journalisten. Met zijn tweeën behandelen ze gemiddeld zo’n 150 Wob-verzoeken per jaar. Veertig procent daarvan is afkomstig van journalisten, zo’n twintig procent van particulieren en de rest van advocaten en vakbonden, meestal in verband met rechtspositionele geschillen. Wij praten natuurlijk vooral over de journalistieke Wob-verzoeken.

Anders dan bij de meeste ministeries vallen de Wob-juristen bij Defensie onder de directie Communicatie; ze zitten dus min of meer op één afdeling met de persvoorlichters. Dat vinden ze een voordeel.

Alois: “Bij andere ministeries gaat een Wob-verzoek vaak naar de beleidsafdeling waar de informatie ligt. Die verzamelen het, schrijven het Wob-besluit en dan gaat het nog langs de juristen voor een check. Bij Defensie komen alle Wob-verzoeken bij ons tweeën binnen. Wij gaan in de Defensieorganisatie op zoek naar die informatie, verzamelen het en beoordelen het op aanwezigheid van uitzonderingsgronden. Dat doen we vaak al sparrend met de informatie-eigenaar. Vervolgens schrijven wij een concept-besluit erbij en dan gaat het de parafen-lijn in. Omdat wij bij de Directie Communicatie zijn geplaatst hebben we de mogelijkheid om rechtstreeks met journalisten in contact te treden zonder dat er een woordvoerder bij moet zitten. Korte lijnen, zodat we samen met de aanvrager boven water kunnen krijgen waar het echt om gaat en hoe we hem het beste kunnen bedienen”.

Jacomijn: “Soms lees ik een Wob-verzoek en dan begrijp ik echt niet wat er wordt gevraagd. Dan worden er heel veel woorden gebruikt – misschien hebben ze net een lesje Wob-verzoeken indienen gehad – en halen ze er van alles bij, gaan ze niks uitzonderen. “Ik wil alles, alles, alles, subsidiair dit en meer subsidiair dat’. Terwijl ik alleen maar denk: ‘wat wil je nou echt’? Ik ben ervan overtuigd dat als ik een Wob-verzoek uitzet in de organisatie waarin letterlijk alles wordt gevraagd, dan krijg je niks, want het is gewoon veel te veel. Onze insteek is: wat wil je nou precies weten, waar is het je echt om te doen?”

Vertel eens meer over die dynamiek. Op een gegeven moment hebben jullie het verzoek helder, je gaat het departement in en wat gebeurt er dan?
Jacomijn: “Defensie is natuurlijk best wel groot. Binnen Defensie hebben we bij alle directies onze vaste contactpersonen die het weer binnen hun afdeling uitzetten. Het gebeurt dan best vaak, zeker bij ambtenaren die het niet gewend zijn, dat we eerst de Wob moeten uitleggen. Maar dan snappen ze het wel. Het is ook wat hoor: wij komen bij wijze van spreken binnen en zeggen ‘geef alles maar, ook je geheimen en wij beoordelen wel voor je of het naar buiten moet’. Dat kan gevoelig liggen. De eerste reactie naar ons is dan: jij weet er niets van, hoe kan jij dat nou beoordelen? Sommigen gaan dan zelf de wet lezen en mij vertellen hoe ik een weigeringsgrond moet opvatten”.
Alois: “We voelen ons dan wel een beetje ambassadeurs van de Wob”.
Jacomijn: “Ik vind het zelf ook leuk om detective-je te spelen in mijn eigen departement. Want soms voelt het wel zo. Ik heb wel eens een Wob-verzoek gehad over een roodrugspin in een container. Eerst denk ik, waar gaat dit in vredesnaam over? En dan ga je zoeken en bellen en uiteindelijk blijkt dat er ergens een spin is gevonden in een container van de marine. Die Wob was afkomstig van een stichting die zich zorgen maakt dat er allerlei exotische beesten op ons continent komen. Hilarisch toch? Die spin is trouwens in een museum Naturalis terecht gekomen. Wij vinden het allebei ook leuk en ook belangrijk, als het gaat om kwesties die politieke of publicitair gevoelig zijn. Dat geeft een extra dimensie aan je werk, een gevoel dat je werk er echt toe doet”.

In hoeverre bemoeit de top van het ministerie zich met de Wob?
Jacomijn: “Ze worden natuurlijk gekend in wat er naar buiten gaat. En als er een verzoek is dat politiek gevoelig kan zijn, dan wordt dat erbij verteld. Bij ons tekent de secretaris-generaal de meeste besluiten en ik ga ervan uit dat hij in grote lijnen weet waar hij voor tekent. Maar in de vier jaar dat ik een besluit de lijn in doe heb ik nog nooit meegemaakt dat er vanuit de top wordt gezegd ‘dit document gaan we niet vrijgeven’. Je bespreekt wel eens dingen van tevoren door. Niet heel veel, maar wel als het bijvoorbeeld over heel operationele informatie gaat. Een voorbeeld: een tijdje geleden kwam RTL met een Wob-verzoek over het bombarderen van IS. Nu moet je weten dat we ooit in 2009 een Wob-verzoek hadden over aanvallen in Irak of Afghanistan en toen zijn er gedeelten van memorandums openbaar gemaakt. In eerste instantie was het bij het RTL-verzoek onze insteek om het weer langs die lijn te doen. Maar toen bleek er zoveel gedetailleerde informatie in deze documenten te zitten over de locaties en zo, dat men hoog in de militaire lijn zei ‘dit kunnen we niet doen vanwege de nationale veiligheid’. Wij hadden RTL al geïnformeerd over onze aanvankelijke bedoeling en toen moesten we daarop terugkomen. In elke missie gebeuren natuurlijk andere dingen, dus dat is niet één op één te kopiëren. Toen op de grond, nu vanuit de lucht. Het was lastig uitleggen dat de lijn van 2009 in dit geval niet gevolgd kon worden, terwijl je de documenten niet kunt laten zien. Uiteindelijk is dit tot de Raad van State gebracht en die heeft beslist dat we niks openbaar hoefden te maken”.
Alois: “Al met al is dit het enige voorbeeld in de afgelopen jaren dat er van hogerhand werd gezegd ‘dit willen we liever niet’. Voor de rest ziet de politieke en ambtelijke leiding de Wob toch als een gegeven en aanvaardt men ook dat de Wob een kanaal is waarlangs je soms informatie naar buiten moet laten gaan, waar je dat misschien niet uit jezelf zou doen. De weerstand die we bij de uitvoering ontmoeten zit altijd op de niveaus lager, waar we het net over hadden, bij ambtenaren die het moeilijk vinden om eigen stukken vrij te geven.

Dan krijg je uiteindelijk een stapel documenten. Bepalen jullie dan wat er gelakt wordt?
Jacomijn: “Ja, maar wel in overleg met de deskundigen. Je wordt steeds meer ervaren, je krijgt er ook steeds meer gevoel bij. Ik ben van de lijn hoe minder er gelakt wordt hoe beter. A/ omdat het zo moet van de Wob en B/ omdat ik best lui ben. Het is ook niet het leukste werk. Mensen zeggen wel eens: ‘die passage moet er echt uit’. Dan vraag ik waarom. Want als ik het zelf niet kan onderbouwen, dan gaat ie er gewoon niet uit. Of iemand moet komen met argumenten waar ik niet aan heb gedacht. Ik heb wel eens gehad – over een wapensysteem – dat iemand zei ‘als je dit document combineert met een aantal andere kun je daar die en die conclusies uit halen’. Daar kan hij gelijk in hebben. Ik weet dat niet, want ik zie alleen dit document.

Hoe vinden jullie dat journalisten gebruik maken van de Wob?
Alois: “Voor ons is een Wob-verzoek eigenlijk gewoon een vraag. De journalist wil eigenlijk een antwoord op een vraag en hij wil daar de documenten bij als bewijs dat het antwoord op zijn vraag ook valide is. Waar het uiteindelijk om gaat: de journalist heeft een vraag, heb ik het antwoord voor hem? Ik heb het liefst dat een journalist me vooraf even belt en aangeeft wat hij wil. Misschien heb ik het dan wel heel vlot gevonden. Tegelijkertijd is de Wob een juridisch kader en er zijn journalisten die zich heel erg op dat juridische aspect concentreren; dan wordt de verhouding tussen ons ook meteen formeel”.
Jacomijn: “Hoe een Wob-verzoek wordt opgeschreven interesseert me niet zo veel. Sommigen maken het heel breed en schrijven het ingewikkeld op, mij gaat het gaat vooral om het vervolg. Welke kant wil je op? Als iemand koppig blijft volharden in een formele opstelling, vind ik dat soms wel lastig”.
Alois: “Ik denk dat een journalist een beetje in zijn genen moet hebben dat hij kritisch is op de macht, dus zal hij ook kritisch zijn naar de overheid en vanuit die insteek zijn werk doen. Dat snap ik. Maar soms zie je dat journalisten daar zo ver in gaan en dat ze ronduit wantrouwend en achterdochtig worden. Dat maakt het lastig, vooral omdat wij in ons werk graag een goed contact hebben, zodat je ook samen ergens komt. Maar als dat wantrouwen echt tussen ons in staat, kom je nergens. Dat zie je vaak vertaald in ‘we vragen alles want ze zullen toch wel veel weigeren’”.

Gaan jullie anders om met een Wob-verzoek van een journalist dan van iemand anders?
Alois: “Nee, voor de behandeling van het verzoek maakt het niet uit. Mogelijk wel voor het traject daarna. Als ik informatie verstrek aan een journalist, informeer ik toch even een woordvoerder, zodat die niet overvallen wordt als ze benaderd worden of als er een artikel verschijnt”.
Jacomijn: “Meestal heeft die journalist toch al contact met een woordvoerder en dan is het wel handig om hen daarover in kennis te stellen, vanwege de te verwachten publiciteit”.

Jullie boodschap is: hou het simpel!
Alois: “Sommige Wob-verzoeken zijn zo ingewikkeld dat we ze voor de organisatie totaal moeten vertalen naar de bedoeling van de journalist. Die juridische formuleringen zijn helemaal niet nodig voor een Wob-verzoek. Belangrijk is dat je vraagt om documenten. Formuleer in een vraag wat je wilt weten en vermeld dat je op zoek bent naar documenten waaruit het antwoord blijkt.
Jacomijn: “Het enige dat je eigenlijk hoeft te doen in een Wob-verzoek is dat je een keer verwijst naar de Wob: ‘hallo, ik wil graag het volgende weten, ik zoek documenten en doe daarvoor een beroep op de Wob’. Zo simpel is het. Schrijf gewoon op wat je wil. Soms snap ik ook wel dat je niet exact kwijt wil wat je achterliggende idee is, dat hoeft ook niet, maar stel je vraag”.

Hebben jullie nog meer tips voor journalisten?
Alois: “Zorg dat je in beeld blijft. Laat elke veertien dagen even van je horen: hoe gaat het met mijn verzoek, waar staan we nu? Het gebeurt wel dat een verzoek soms een beetje naar de zijstapel zakt. Dan zijn we te druk met andere verzoeken waar meer bloed in vloeit, om het maar zo te zeggen. Dus contact houden, dat helpt wel erg”.
Jacomijn: “Het helpt mij erg als ik begrijp waar het verzoek vandaan komt. Ik heb het liefst dat ik even gebeld word. Dat werkt toch prettiger. Het geeft me ook de kans om iets uit te leggen, bijvoorbeeld dat er een voorgenomen besluit is, dat we bepaalde documenten openbaar willen maken, maar dat er nog naar gekeken wordt door Juridische Zaken en dat het nog getekend moet worden. Soms is te voorzien dat er publiciteit over komt, dan moet dat ook worden afgestemd, dat allemaal duurt soms langer dan je zou willen. Als iemand dan zegt ‘je hebt nog twee dagen anders stel ik je in gebreke’, dan denk ik tja, doe dat vooral, maar het kan echt niet sneller dan dit”.

Bestuursorganen moeten uiterlijk binnen acht weken een besluit nemen over een Wob-verzoek. Ook Defensie zondigt daar wel tegen. Kuiper en Eberharter bezweren dat er nooit sprake is van opzettelijke vertraging, maar dat het vooral een kwestie is van capaciteit.
Alois: “Kijk, als we vijf verzoeken per maand zouden hebben, dan zouden we het in veel gevallen wel redden. Maar het proces vergt gewoon tijd: als we documenten hebben gevonden en beoordeeld wil ik een goed wob-besluit schrijven met de nodige uitleg over het waarom van het besluit en dan moet het nog de parafenlijn in”.
Jacomijn: “Het heeft ook te maken met de complexiteit van sommige verzoeken. Als het bijvoorbeeld gaat over onderliggende stukken over aanbestedingen van bepaalde wapensystemen terug tot het jaar nul, dan heb ik dat volgende week echt niet voor je boven tafel gekregen”.
Alois: “Met vier mensen zouden we twee keer zoveel kunnen doen. Overigens hebben we kort geleden intern bij hoge ambtenaren aangekaart dat er wel iets moet gebeuren, want de termijnen raken uit beeld. En dat kan nooit de bedoeling zijn”.

In sommige gevallen nodigen ze journalisten uit om naar het ministerie te komen. Dat kan verhelderend werken. Voor beide partijen.
Alois: “We kregen ooit een verzoek over de zogeheten theejongens in Afghanistan, jonge jongens in de entourage van machtige mannen, de zogenoemde warlords. Een medium stelde daar eerst persvragen over en vroeg later nog eens in een Wob-verzoek welke documenten wij daarover hadden. Wij hebben het hele ministerie ondersteboven gehaald maar niets gevonden. We spraken zelf met militairen die in Afghanistan zijn geweest en vroegen hun wat hun ervaringen waren. Dan vertelden ze: ‘je ziet wel eens een vent met een theeboy, maar je weet het niet en je hebt die vent wel nodig, dus je laat het maar lopen’. Dus er was niets over gedocumenteerd. Die journalist geloofde het niet, vertrouwde ons niet. We hebben hem uitgenodigd en laten kijken in ons archief, ook in de computer waarin de missie-bestanden staan. We hebben daar een dag gezeten en hij vond ook niks. Hij kreeg inzage in dossiers en daarmee gaan we al langs de rand van wat kan en mag. Dat doen we in het vertrouwen dat hij ons ook respecteert en niet in zijn artikel of programma verklaart dat hij geheime stukken heeft ingezien. Dat is niet de bedoeling”.

Jacomijn: “Soms weet ik niet goed waarnaar de journalist op zoek is. Dan zeg ik ‘kom maar naast me zitten en dan bladeren we de stukken door’. Dat kan niet altijd, bijvoorbeeld als er gevoelige operationele informatie in staat, maar in andere gevallen wel. Soms is het ook zo dat heel goed ingevoerde journalisten het niet echt nodig hebben, maar voor de zekerheid de documenten opvragen met de Wob. Als het je alleen om de bevestiging gaat, kom het dan maar lekker inzien! Als hij de Wob inzet, moet ik het openbaar maken voor eenieder, zoals de wet voorschrijft. Daar zou ik best wel een modus voor kunnen vinden”.
Alois: “We nodigen journalisten ook wel eens uit voor een gesprek met experts. Laatst hebben zo’n achtergrondgesprek gedaan over munitie en type classificeringen. Toen hebben we zeven experts opgetrommeld die op achtergrondbasis uitleg gaven aan de journalist.
Zoiets leidt er ook wel eens toe dat journalisten tot de conclusie komen dat het spoor dat ze dachten te hebben geen spoor was.

Hebben jullie nog een laatste boodschap voor journalisten?
Jacomijn: “Als je vragen hebt over de Wob, bel me op. Ook als je overweegt om een Wob-verzoek in te dienen en je wilt weten hoe het werkt. Heeft dat kans? Moet ik dat bij jullie doen of ergens anders? Vraag het gewoon”.
Alois: “Laat de Wob niet links liggen. Maak er gebruik van. En lobby ervoor dat de nieuwe Wet Open Overheid, de WOO, gewoon Wob gaat heten. Ik vind het echt jammer hoor: na veertig jaar kent iedereen de Wob; is het een beetje een merk of een label geworden, gaan we de naam veranderen! Zonde!”

De tips
1. Hou je Wob-verzoek eenvoudig. Maak het niet juridisch.
2. Je hoeft alleen maar aan te geven dat je met een beroep op de Wob vraagt naar documenten.
3. Geef aan wat je eigenlijk wilt weten, dat helpt om de juiste documenten te vinden.
4. Bel even met de Wob-jurist bij het betreffende bestuursorgaan.
5. Bel elke twee weken terug, zo hou je jezelf in beeld
6. Maak vooral gebruik van de Wob.